Mandat du comité d’audit

Remplace : 2022-06-15 | Approuvé le : 2024-06-19 | Approuvé par: Conseil d’administration

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À moins que le contexte n’indique le contraire, les termes en majuscules dans le présent mandat sont définis dans la Loi sur l’ACSTA et les règlements administratifs.

I - Mandat

Selon le Règlement administratif no 3, le mandat du Comité d’audit (le « Comité ») consiste à aider le Conseil d’administration dans ses responsabilités de surveillance liées aux rapports financiers, à la gestion des risques financiers, aux contrôles internes et au processus d’audit, ainsi que toute autre responsabilité que le Conseil d’administration lui confie.

II – Pouvoir

Le Comité a le pouvoir de mener ou d’autoriser des enquêtes portant sur des enjeux compris dans son domaine de responsabilité. Il a le pouvoir de faire ce qui suit :

  1. retenir les services d’avocats, de comptables ou d’autres consultants externes quand le Comité le juge nécessaire, en consultation avec le président si cela convient, afin qu’ils guident le Comité ou qu’ils lui apportent une aide au moment de mener l’enquête;
  2. demander les renseignements nécessaires aux cadres ou aux employés de l’Administration et aux parties externes, y compris, sans toutefois s’y limiter, l’auditeur externe;
  3. rencontrer les cadres de l’Administration, le dirigeant principal de l’audit, les autres membres du fournisseur de services d’audit interne, les auditeurs externes, ou les avocats internes et externes selon les besoins.

III – Constitution

Le Comité doit être constitué d’au moins trois (3) administrateurs. En outre, le président siège également au Comité conformément au Règlement administratif no 3. À moins d’indication contraire dans le présent mandat, le Conseil d’administration nomme les membres et le président du Comité. Un membre doit remplir son mandat jusqu’à ce qu’il cesse d’être un administrateur pour quelque raison que ce soit, et son successeur désigné doit siéger au Comité jusqu’à ce que le Conseil d’administration en décide autrement ou que le président nomme un remplaçant intérimaire, conformément aux lignes directrices à l’intention des comités du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration peut en tout temps combler une vacance de siège au sein du Comité.

Tel que cela a été déterminé par le Conseil d’administration, tous les membres du Comité sont indépendants, c.-à-d. qu’ils ne mènent aucune activité, ni n’ont aucun intérêt ou relation qui seraient raisonnablement perçus comme une entrave sensible à l’indépendance de leur jugement.

IV – Compétences

Selon le Règlement administratif no 3, tous les membres nommés au Comité doivent être instruits sur le plan financier. Cela signifie que les membres sont en mesure de lire et de comprendre un ensemble d’états financiers qui présentent un niveau de difficulté élevé en matière de questions de comptabilité généralement comparable à la difficulté et à la complexité des questions qui peuvent être soulevées de manière raisonnable par les états financiers de l’Administration.

En fonction des disponibilités, au moins un (1) des membres du Comité doit être expert en finance. On considère qu’une personne est « experte en finances » lorsqu’elle possède les qualités que voici : des connaissances en comptabilité ou une expérience correspondante de la gestion financière qui comprendrait toute expérience correspondant à la spécialisation financière de la personne, y compris le fait d’être ou d’avoir été chef des services financiers, cadre dans un cabinet comptable ou d’avoir occupé tout autre poste de cadre assumant des responsabilités en matière de surveillance financière. En fonction des disponibilités, au moins un (1) des membres devrait être détenteur d’un titre professionnel de comptable reconnu.

Les membres du Comité améliorent progressivement leurs connaissances en matière de pratiques de comptabilité financière et d’autres domaines pertinents correspondant à leurs responsabilités en se renseignant sur les tendances et les pratiques exemplaires dans ces domaines, notamment la prise en considération des questions d’actualité et la façon de les appliquer au sein de l’Administration, et en participant à des séances de sensibilisation ou à d’autres occasions de perfectionnement.

De plus, les membres améliorent sur une base continue leurs connaissances en matière de lois et de règlements applicables, si nécessaire.

V – Réunions

Le Comité doit tenir au moins quatre (4) réunions par an, le président pouvant convoquer des réunions supplémentaires selon les circonstances. Les membres du Comité sont tenus de participer à toutes les réunions, en personne ou par vidéoconférence. La majorité des membres du Comité constitue un quorum. Le président et chef de la direction et le vice-président et chef des services financiers participent aux réunions, et le président du Comité peut inviter d’autres agents et employés de l’Administration, s’il le juge opportun. Les auditeurs interne et externe sont avisés de toutes les réunions qui ont lieu et participent normalement aux réunions trimestrielles. L’auditeur externe peut convoquer des réunions en vertu du paragraphe 148(5) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les agents peuvent convoquer des réunions par l’intermédiaire du président du Comité. Le Comité tient des réunions à huis clos avec l’auditeur externe et le dirigeant principal de l’audit tous les trimestres ou à tout autre moment lorsqu’il le juge approprié.

En cas d’absence d’un administrateur ou de conflit d’intérêts, le président peut nommer un administrateur remplaçant qui occupe alors ce poste par intérim et est ainsi considéré comme un membre du Comité dans le cadre de cette réunion.

VI – Fonctions et responsabilités

1.0  Surveillance des normes d’intégrité

1.1  Conformité aux lois et aux règlements

Le Comité :

  1. présente au Conseil d’administration un compte rendu sur le cadre de conformité de l’Administration dans certains domaines à risque élevé sur le plan juridique qui relèvent du Comité, notamment, sans toutefois s’y limiter, les lois et les règlements en matière d’impôt et toute question qui peut avoir une incidence sur la viabilité financière;
  2. se renseigne au sujet des conclusions découlant de toute enquête, de tout audit et de tout examen menés par des administrations du secteur des risques juridiques relatifs aux responsabilités du comité, y compris, mais sans toutefois s’y limiter, les administrations fiscales qui traitent avec l’Administration;
  3. examine les rapports périodiques de la direction et des avocats de l’Administration concernant les questions juridiques et les coûts qui y sont associés.

1.2  Examen des dépenses

Le Comité examine les dépenses de voyage et d’accueil du président et chef de la direction et des membres du Conseil d’administration.

2.0  Surveillance de la production de rapports financiers

2.1  Normes applicables à l’établissement de rapports financiers

Le Comité :

  1. évalue si la direction favorise une culture et un environnement qui encouragent l’établissement de rapports financiers de haute qualité;
  2. évalue l’audace ou la prudence des rapports financiers;
  3. évalue la conformité aux normes d’information financière et aux autres exigences en matière de divulgation d’information financière, y compris celles du Groupe de travail sur la divulgation de l’information financière relative aux changements climatiques;
  4. tient compte des évaluations des auditeurs concernant les facteurs de risque relatifs à d’éventuels rapports financiers frauduleux.

2.2  Principes et pratiques de comptabilité

Le Comité :

  1. évalue la pertinence des principes et des pratiques de comptabilité utilisés, y compris les modifications importantes qui y sont apportées, et s’assure de la validité des hypothèses qui les soutiennent;
  2. sollicite l’avis des vérificateurs externes en ce qui concerne non seulement la qualité, mais également la conformité des principes comptables, le caractère raisonnable d’avis importants et la transparence de la divulgation des états financiers.

2.3  Avis et estimés comptables

Le Comité :

  1. discute du fond de questions juridiques importantes, des éventualités, des réclamations ou des évaluations qui pourraient avoir une incidence importante sur les états financiers ou sur la stabilité financière de l’Administration avec la direction et les auditeurs interne et externe;
  2. étudie le caractère raisonnable des estimations relatives aux reconnaissances comptables de salaire, d’actifs et d’éléments de passif (notamment des provisions et des charges);
  3. examine les méthodes de la direction pour estimer les charges et les provisions comptables importantes et autres passifs éventuels.

2.4  Examen des rapports financiers trimestriels

Le Comité examine, avec la direction, les rapports financiers des trois (3) premiers trimestres de chaque exercice financier, notamment les données financières correspondantes de l’exercice financier précédent et le compte rendu de la direction, qui doit être rendu public dans les soixante (60) jours suivant la fin de l’exercice financier auquel le rapport est lié, conformément à l’article 131.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.5  Examen des états financiers annuels

À la suite de l’audit annuel des états financiers de l’Administration, le Comité examine les résultats avec la direction et l’auditeur externe et formule une recommandation qui est ensuite présentée au Conseil d’administration aux fins d’approbation et qui porte sur ce qui suit :

  1. les états financiers annuels de l’Administration et les remarques qui les accompagnent, le rapport de gestion et tout communiqué de presse pertinent proposé dont le point de vue permet d’assurer qu’ils représentent la position financière et les résultats de l’Administration avec justesse et qu’ils n’omettent aucun fait pertinent nécessaire à la compréhension du rendement financier de l’Administration;
  2. le rapport de l’auditeur externe sur les états financiers.

2.6  Budgets

Le Comité examine les budgets de fonctionnement et d’investissement annuels avec la direction afin de s’assurer qu’ils sont en accord avec le plan d’entreprise avant qu’ils ne soient approuvés par le Conseil d’administration.

3.0  Surveillance des pratiques de contrôle de la direction

3.1  Gestion du risque de change

Le Comité examine tous les ans la politique sur la gestion du risque de change et recommande l’approbation de tout changement significatif apporté à la politique au Conseil d’administration.

Le Comité examine le rapport de la direction décrivant les activités de gestion des risques de change de l’ACSTA chaque trimestre.

3.2  Fonctionnement des systèmes de contrôle financier

Le Comité :

  1. discute avec la direction, le dirigeant principal de l’audit, les autres membres du fournisseur de services d’audit interne et les auditeurs externes de la pertinence et de l’efficacité des cadres de contrôle, notamment du système de l’Administration qui sert à surveiller et à gérer les risques financiers, ainsi que de la conformité en matière juridique et réglementaire;
  2. obtient des rapports sur la façon dont la structure de contrôle interne de l’Administration prévient et détecte l’établissement de rapports financiers frauduleux et le détournement de fonds.

4.0  Références au travail des auditeurs

4.1  Fonction d’audit interne

Les activités d’audit interne de l’Administration sont exercées à l’aide d’un modèle externalisé en vertu d’un contrat de services professionnels, dans le cadre duquel un dirigeant principal de l’audit doit être nommé. Le dirigeant principal de l’audit relève, sur le plan administratif, du vice-président et chef des services financiers et, sur le plan fonctionnel, du Comité d’audit. Le dirigeant principal de l’audit peut avoir directement recours au président et chef de la direction, au besoin. Le Comité :

  1. examine et approuve les mesures proposées par la direction en vue de démettre ou de nommer le dirigeant principal de l’audit;
  2. examine la confirmation de l’indépendance du fournisseur de services, ainsi que les compétences du dirigeant principal de l’audit et du personnel d’audit interne;
  3. examine sur une base semestrielle, avec la direction, la pertinence du modèle de prestation de services;
  4. examine et approuve tous les ans la Charte d’audit interne, y compris la structure organisationnelle de l’audit interne;
  5. examine, en collaboration avec la direction, l’efficacité du dirigeant principal de l’audit et des activités d’audit interne;
  6. examine, en collaboration avec le dirigeant principal de l’audit, l’observation des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes;
  7. examine tous les ans, en consultation avec le dirigeant principal de l’audit, la portée et le plan de l’audit interne, y compris le budget et les ressources d’audit interne par l’intermédiaire du plan d’audit interne axé sur le risque, et les approuvera;
  8. examine les rapports d’audit et les mises à jour provisoires du fournisseur de services d’audit interne, y compris les conclusions et les recommandations significatives, ainsi que les réponses et les mesures de suivi proposées par la direction;
  9. examine, en collaboration avec le dirigeant principal de l’audit, toute transaction jugée non respectueuse des accords et des autorisations juridiques, comme le plan d’entreprise ou les budgets, et toute autre transaction jugée nécessaire;
  10. examine les difficultés qui ont dû être surmontées par le fournisseur de services d’audit interne pendant l’exécution des audits, y compris toute restriction relative à la portée du travail d’audit ou à l’accès aux renseignements nécessaires;
  11. se renseigne sur les principaux désaccords survenus entre le fournisseur de services d’audit interne et la direction et en discute;
  12. s’entretient en privé avec le dirigeant principal de l’audit afin de discuter des questions jugées nécessaires par le Comité et le dirigeant principal.

4.2  Auditeur externe

Le vérificateur général du Canada est l’auditeur externe de l’Administration en vertu du paragraphe 31 de la Loi sur l’ACSTA.

Le Comité :

  1. examine la confirmation de l’indépendance des auditeurs externes;v
  2. examine l’ébauche de la lettre de déclaration de la direction que l’auditeur externe reçoit normalement dans le cadre de l’audit;
  3. examine, en consultation avec les auditeurs externes, la portée et le plan de l’audit externe;
  4. examine les conclusions et les recommandations significatives formulées par les auditeurs externes, ainsi que les réponses et les mesures de suivi proposées par la direction;
  5. examine, avec l’auditeur externe, toute autre question que celui-ci a l’intention de présenter ou a attentivement examiné en vue de la présenter au ministre ou au Parlement;
  6. examine, en collaboration avec les auditeurs externes, toute transaction jugée non respectueuse des accords et des autorisations juridiques, comme le plan d’entreprise ou les budgets, et toute autre transaction jugée nécessaire;
  7. s’assure que les auditeurs interne et externe coordonnent leurs travaux dans le but d’atteindre un niveau approprié de crédibilité afin que l’auditeur externe puisse se fier au travail de l’auditeur interne au moment de l’audit annuel et des examens spéciaux compte tenu des exigences prescrites par la Loi sur la gestion des finances publiques, qui indiquent que l’auditeur externe se fie au travail exécuté par l’auditeur interne dans la mesure où cela lui est utile. Le but de cette coordination est d’assurer la couverture complète, d’éviter les répétitions et d’utiliser les ressources consacrées à l’audit de manière efficace;
  8. examine les difficultés qui ont dû être surmontées par les auditeurs externes pendant l’exécution des audits, y compris toute restriction relative à la portée du travail d’audit ou à l’accès aux renseignements nécessaires;
  9. s’entretient en privé avec les auditeurs externes, au moins une fois par trimestre, afin de discuter des questions jugées nécessaires par le Comité ou les auditeurs externes.

4.3  Examen spécial

Le Comité examine le plan relatif à l’examen spécial, y compris le critère qui s’y rattache, ainsi que le rapport préparé par l’auditeur externe, et informe le Conseil d’administration à ce sujet. Tel qu’il est énoncé au paragraphe 138(4) de la Loi sur la gestion des finances publiques, le ministre peut régler un désaccord entre l’auditeur externe et le Comité ou le Conseil d’administration au sujet du plan.

5.0  Surveillance de l’approche de la direction

Le Comité :

  1. s’assure que le cadre stratégique approprié est en place pour les questions liées au mandat du Comité, examine la prise en considération par la direction des révisions importantes apportées aux politiques de l’Administration relevant du Comité, y compris sans toutefois s’y limiter les politiques de l’Administration sur les contrats, et présente des recommandations au Conseil aux fins d’approbation de toutes les modifications importantes apportées à ces politiques;
  2. recommande l’approbation de stratégies d’approvisionnement relevant du Conseil d’administration, conformément aux politiques en matière de passation des marchés de l’Administration en ce qui concerne les exigences liées au mandat du Comité;
  3. surveille et reçoit des rapports périodiques de la direction concernant les projets importants conformément à la politique en matière de gestion de projets de l’Administration, ainsi que tout renseignement qu’il juge pertinent à la réalisation de son mandat et en rend compte au Conseil d’administration;
  4. examine la maturité et la posture de cybersécurité de l’Administration afin de veiller à ce qu’elles soient appropriées, et obtient des documents à l’appui, comme l’évaluation triennale de la cybermaturité, en vue de comprendre l’état de préparation de l’ACSTA pour se défendre et protéger ses actifs numériques contre les cyberattaques ainsi que les répercussions possibles de celles-ci sur la situation financière, la réputation, la situation juridique et la situation opérationelle de l’Administration. Une version abrégée de l’évaluation de la cybermaturité sera réalisée entre les évaluations triennales.

VII – Autres responsabilités

Le Comité :

  1. examine son mandat, au besoin;
  2. confirme annuellement auprès du Conseil d’administration que les responsabilités décrites dans le présent mandat ont été exécutées;
  3. présente régulièrement au Conseil d’administration des rapports sur les activités, les enjeux et les recommandations du Comité, ainsi que les demandes d’approbation du Conseil, au besoin;
  4. informe la direction et cherche à obtenir ses conseils, ses points de vue et ses préférences concernant les enjeux qui sont ou qui devraient être examinés par le Comité.
  5. surveille les risques qui lui sont attribués par le Conseil d’administration, tel qu’ils sont consignés dans le Profil de gestion des riques de l’entreprise (P-GRE).
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